Relance, rappel, confirmation
Quelques distinctions
Vous
êtes en démarche pour sonder votre clientèle, lancer une invitation et procéder
à des inscriptions. La relance, le rappel et la confirmation sont des outils
incontournables pour joindre votre public.
·
Une relance est envoyée une 2e ou une 3e fois,
ou plus ! Elle cible un public pour stimuler son inscription à une activité ou
pour l’inciter à poser une action précise. Le message peut prendre 2
formes : personnalisée ou générique.
- La personnalisation du message peut faire en sorte que
la personne se sente directement interpellée et augmente les chances qu’elle
pose l’action attendue. Cette forme demande plus de temps pour personnaliser
les messages, mais génère plus de résultats.
- La relance générique prend la même forme pour l’ensemble
des destinataires. Elle peut être moins engageante et créer moins d’impact
auprès des destinataires. Elle est toutefois plus rapide et peut être répétée
souvent.
·
Une
confirmation permet de savoir qu’une
inscription a bien été reçue et traitée. Elle diminue immédiatement le niveau
de stress. Lors d’une inscription en ligne, elle permet de rassurer les
personnes en leur indiquant que la procédure d’inscription est bien complétée.
Une personne ayant une déficience visuelle apprécie la confirmation, car elle n’est
pas toujours en mesure de vérifier si son formulaire a été rempli et envoyé
avec succès.
·
Un rappel
est un message personnalisé envoyé quelques
jours avant l’événement. Il sert d’aide-mémoire mentionnant les informations
prioritaires : le lieu, la date et l’heure du rendez-vous et des
précisions utiles avant le déplacement. Il assure la présence des personnes en
préservant leur autonomie et en respectant leur engagement.
Assurez-vous de la réception du message et de sa compréhension avant de
considérer l’absence de réponse comme un désistement. Il sera alors utile
d’utiliser les 2 moyens de communication suivants.
Plus le message sera accessible, plus vous aurez de succès à joindre un vaste public !
Les moyens de communication
Il y a différents moyens de relancer,
de rappeler ou de confirmer. Vous savez quel est le moyen le plus approprié
pour votre public. Idéalement, la combinaison des 2 moyens permet d’obtenir des
résultats optimaux.
Peu
importe le moyen utilisé, il faut prendre le temps d’organiser le contenu du
message verbal ou écrit :
·
Prioriser
les informations essentielles ;
·
Structurer l’ordre des
informations ;
·
Utiliser le moins
de mots possible : ainsi que des mots simples et connus.
Par téléphone
·
Ce moyen est idéal pour les personnes
qui éprouvent des difficultés à lire.
·
Il peut comporter un obstacle pour
celles qui ont une déficience auditive. Le Service de relais Bell est un
service téléphonique gratuit qui permet de communiquer avec une personne sourde
par l’intermédiaire de téléphonistes. Il est possible d’avoir une communication
de qualité, même au téléphone !
·
Pour la personne ayant des troubles de
mémoire, il est utile de demander de répéter ce qu’elle a compris ou ce qu’elle
a pris en note.
·
Il est important de parler lentement,
de bien articuler et de parler fort pour se faire comprendre.
·
Ce moyen favorise l’approche
personnalisée.
Par courriel
·
Les messages écrits peuvent être
communiqués par courriel, par texto ou toute autre messagerie instantanée. Les
paroles s’envolent, les écrits restent !
·
Le message écrit peut comporter un obstacle
pour les personnes qui rencontrent des difficultés à lire.
·
Les informations peuvent être
partiellement oubliées ou comprises par plusieurs personnes. En plus de servir
d’aide-mémoire, le message écrit peut être lu par une personne aidante.
·
L’objet du message doit être invitant
et susciter l’intérêt.
·
Le contenu du message doit se limiter
à l’espace visible en ouvrant un courriel, soit entre 10 et 12 lignes.
·
Les phrases comportent une information
par phrase (sujet-verbe-complément).
·
Les polices simples
comme Calibri ou Arial
en grosseur 14 sont préférables.
·
Les polices de
caractères artistiques et les couleurs sont à éviter.
Réalisé par :
