3 règles pour les rencontres

Connaître son public

Vous préparez une rencontre individuelle, une consultation en petit ou en grand groupe ou une présentation à un large auditoire.

Que savez-vous de la disponibilité physique et mentale de votre auditoire ? Quel est son temps de concentration ? Quel est son rythme de compréhension ? Quelle est sa capacité de mémorisation ? Quelle est sa tolérance aux facteurs environnementaux ? Quelle est sa limite à la fatigue ?

Une fois que vous avez pris conscience des particularités du public et du contexte de la rencontre, il importe de se rappeler les 3 règles suivantes :

· La préparation de votre rencontre ;

· La communication des objectifs ;

· La présentation du déroulement.

1. La préparation de votre rencontre

* Il est toujours utile de demander les besoins d’accessibilité aux personnes lors de leur inscription. Cela facilite votre préparation pour éviter les mauvaises surprises.

* Choisir un lieu où les distractions sont réduites ou contrôlables (bruits environnants, objets en mouvement, activités avoisinantes, éclairage, etc.) afin de favoriser la concentration et diminuer la fatigue de votre public.

* Parmi les facteurs aggravant la fatigue, nommons la chaleur de l’été, le froid de l’hiver, le stress, le surmenage, les efforts mentaux dépassant les capacités de la personne, etc.

* Il faut donc planifier la rencontre de manière à éviter les situations stressantes poussant la personne au-delà de ses limites. Évidemment, l’utilisation d’un langage simple et clair contribue à faciliter la compréhension.

2. La communication des objectifs

Comment s’assurer d’atteindre l’objectif de la rencontre ou de la consultation ?

· Proposez un objectif réaliste et atteignable pour faire vivre un succès à toutes les personnes.

· Donnez-leur la possibilité de poser des questions de clarification.

· Validez leur adhésion et leur engagement envers cet objectif.

· Affichez l’objectif afin que les personnes le visualisent et se le rappellent.

· Convenez des règles de fonctionnement (respect, bienveillance, écoute, etc.).

· Expliquez vos attentes envers les personnes lors des moments d’interactions et d’échanges.

· En conclusion, demandez-leur d’évaluer leur niveau d’atteinte de l’objectif.

3. La présentation du déroulement

À quoi faut-il penser pour organiser une rencontre d’une durée raisonnable ?

· L’horaire proposé convient aux besoins des personnes. Démontrez de la flexibilité et proposez un rendez-vous à l’heure qui convient le mieux à la personne. Elle sera plus disposée physiquement et mentalement.

· Affichez le déroulement de la rencontre (début, pause, fin, sujets, etc.) pour permettre aux personnes d’être plus disponibles mentalement.

· Par respect pour les personnes ponctuelles, respectez l’heure de début !

· Respectez la pause. Dites-vous que si elle est utile pour certaines, elle sera profitable pour d’autres !

· Pour limiter la fatigue et l’anxiété, respectez l’heure de fin.

· Planifiez un minimum de sujets. Il est plus facile d’en ajouter, et la pression diminue pour tout le monde !

· Évitez les longues rencontres épuisantes, et prévoyez plutôt plusieurs rencontres sur le même sujet.

· Écoutez le rythme des personnes. Si elles ne sont plus attentives, écourtez la rencontre ou changez le déroulement.

Tout le monde sera reconnaissant de terminer la rencontre sur une bonne note grâce à ces stratégies !

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