La communication écrite simplifiée

Qu’est-ce qu’une communication écrite simplifiée ?

La communication écrite simplifiée doit susciter l’intérêt de tous les destinataires. Le choix des mots, des phrases simples et les aspects visuels facilitent la lecture et la compréhension du message pour plusieurs personnes, peu importe les moyens utilisés pour accéder à l’information.

La lecture d’un document peut représenter un défi de taille pour certaines personnes à cause de la surcharge d’informations. En facilitant la lecture et la compréhension aux personnes ayant une limitation fonctionnelle, c’est l’ensemble de la population qui y gagne. Le langage simplifié et la clarté des informations transmises offrent un meilleur accès à l’ensemble des communications.

Il ne s’agit pas de simplifier à outrance, ni de perdre en rigueur, mais tout simplement de s’exprimer de la manière la plus efficace possible. Le respect du plus grand nombre de règles permettra à votre public cible d’avoir accès de manière plus autonome à votre information, peu importe ses capacités, son expérience, ses connaissances ou ses habiletés linguistiques.

Les avantages d’une rédaction simplifiée pour la personne qui rédige

· Réfléchir aux informations prioritaires à communiquer ;

· Choisir la façon la plus pertinente de communiquer ;

· Communiquer avec un plus grand lectorat ;

· Atteindre les objectifs de la communication.

Les avantages d’une rédaction simplifiée pour la personne qui lit

· Comprendre et mémoriser le message ;

· Accéder à l’information par l’utilisation d’un lecteur d’écran ;

· Exécuter adéquatement la consigne ;

· Éprouver un sentiment de compétence et d’inclusion.

Le choix de mots

· Privilégier les mots connus et concrets, par exemple la police plutôt que les forces de l’ordre (voir la fiche LES SYNONYMES DANS LES COMMUNICATIONS ÉCRITES) ;

· Utiliser le même mot tout au long du document pour désigner une même idée ou un même objet (pas de synonymes) ;

· Utiliser des mots qui incluent le féminin et le masculin, par exemple la population, la personne, les élèves (voir la fiche ÉCRITURE INCLUSIVE ET ACCESSIBILITÉ) ;

· Donner la signification des acronymes. Ne pas utiliser d’abréviations ;

· Éviter les expressions imagées (métaphores, figures de styles, etc.) ;

· Éviter le jargon spécialisé et les anglicismes.

Des phrases simples

· Faire des paragraphes courts, des phrases courtes et présenter un seul élément d’information par phrase ;

· Formuler des phrases simples : sujet verbe et complément ;

· Utiliser des verbes à la voix active et affirmative plutôt que passive et négative (par exemple « Utilisez la porte de gauche » plutôt que « N’utilisez pas la porte de droite ») ;

· Utiliser des temps de verbe plus simples tels que le présent, l’imparfait, le passé composé et le futur simple ;

· Spécifier la date exacte (par exemple 10 octobre 2020 plutôt que 10/10/20) ;

· Écrire les nombres en chiffre (par exemple 7 plutôt que sept) ;

· Éviter les chiffres romains.

Les aspects visuels

· Utiliser des polices d’écriture comme Arial ou Verdana (voir la fiche L’ASPECT VISUEL DANS LES COMMUNICATIONS ÉCRITES) ;

· Choisir une taille minimale de 14 points pour la police ;

· Aérer le texte et utiliser des titres, sous-titres et listes à puces ;

· Faire des paragraphes courts (4 à 5 lignes, pas plus de 250 mots) ;

· Favoriser des caractères noirs sur fond blanc ;

· Aligner le texte à gauche ;

· Numéroter les pages ;

· Ne pas couper les mots en bout de ligne (par exemple « Le Petit Prince est une œu-

-vre de langue française, la plus connue d’Antoine de Saint-Exupéry »).

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